Je stuurt een pdf naar een verhuurder, een opdrachtgever of een instantie. Het bestand ziet er netjes uit, maar wat je niet ziet, gaat mee. Denk aan de naam van de maker, het programma waarmee het bestand is gemaakt, pagina’s die je vergeten was en gegevens in de scan die er niet bij hoorden. Dit zijn de punten waar je op kunt letten voordat je op verzenden klikt.
Verborgen gegevens in het bestand
Elke pdf kan metadata bevatten: een titel, een auteur, een onderwerp, trefwoorden en de datum waarop het bestand is gemaakt of gewijzigd. Vaak is dat onschuldig, maar soms staat er een volledige naam of de naam van een vorige werkgever in. Wil je dat niet delen, wis ze dan met PDF-metadata verwijderen. In de gids metadata in een PDF: wat staat erin? lees je wat je kunt verwachten.
Alleen sturen wat nodig is
Heb je een lang bestand, maar vraagt de ontvanger om twee pagina’s? Stuur dan alleen die twee. Haal ze eruit met PDF splitsen, of verwijder de rest met pagina’s verwijderen. Dat scheelt de ontvanger werk en het voorkomt dat je gegevens deelt die niemand nodig heeft.
Een watermerk als je wilt laten zien wat het is
Een watermerk met een tekst als KOPIE of VERTROUWELIJK laat de lezer meteen zien hoe hij het document moet behandelen. Je kunt het toevoegen met watermerk toevoegen. Onthoud wel dat een watermerk geen beveiliging is: het voorkomt niet dat iemand de tekst kopieert. Het is een signaal, geen slot.
Een bestand dat past in een mail of uploadveld
Veel portalen en mailprogramma’s hebben een grens aan de bestandsgrootte. Verklein het bestand dan met PDF verkleinen. Kies bij een scan voor een lichte of aanbevolen instelling, zodat de tekst leesbaar blijft. Moet je onder een vaste grens blijven, gebruik dan de optie Op grootte, bijvoorbeeld naar 2 MB.
Gebruik een tool die niets uploadt
Een pdf met persoonlijke gegevens wil je liever niet naar een onbekende server sturen. Alle tools op deze site werken in je eigen browser: het bestand verlaat je apparaat niet. Waarom dat uitmaakt, lees je in waarom je vertrouwelijke pdf’s niet moet uploaden.
Een korte controle voor je verstuurt
- Staan er alleen pagina’s in die de ontvanger nodig heeft?
- Zijn de verborgen gegevens gewist?
- Is het bestand klein genoeg voor de mail of het uploadveld?
- Heeft het bestand een naam die klopt, zonder datum of naam die je niet wilt delen?