Je moet een aanvraag indienen en je hebt een pdf van de brief, een scan van je paspoort, drie foto’s van een schade en een bijlage uit je mail. Losse bestanden versturen werkt, maar een ontvanger die één net bestand krijgt, vindt het sneller en maakt minder fouten. Een dossier maak je in vijf stappen, en alles kan in je eigen browser, zonder dat er iets wordt geüpload.
Stap 1: zet alles om naar PDF
Foto’s en scans zijn meestal JPG’s. Zet ze om met JPG naar PDF. Kies bij het paginaformaat voor A4, zodat alle pagina’s even groot worden. Bewaar het origineel van elke foto: je hebt hem misschien later nog nodig.
Stap 2: ruim op
Een scan heeft vaak een lege achterkant, en soms staat een pagina op zijn kant. Haal pagina’s die je niet nodig hebt weg met pagina’s verwijderen en draai scheve pagina’s met PDF roteren. Heb je van een lang bestand maar een paar pagina’s nodig, dan haal je die eruit met PDF splitsen. Zo stuur je alleen mee wat nodig is, en dat is ook beter voor je privacy.
Stap 3: voeg samen en zet in volgorde
Voeg de bestanden samen met PDF samenvoegen. De volgorde waarin je ze sleept, bepaalt de volgorde in het nieuwe bestand. Klopt de volgorde toch niet helemaal, dan zet je de pagina’s met PDF-pagina’s ordenen op hun plek. Je ziet daar een klein voorbeeld van elke pagina, dus je hoeft niet te raden wat waar staat.
Stap 4: nummer de pagina’s
Met doorlopende nummers kan iedereen naar dezelfde pagina verwijzen, en zie je direct of er iets ontbreekt. Gebruik paginanummers toevoegen en kies bijvoorbeeld de opmaak “1 / 10”. Doe dit pas nadat de volgorde definitief is, anders kloppen de nummers niet meer. Heeft het dossier een status, zoals een concept, dan kun je ook een watermerk toevoegen. Lees in de gids paginanummers en een watermerk toevoegen wat een watermerk wel en niet doet.
Stap 5: wis verborgen gegevens en verklein het bestand
Een pdf bevat soms gegevens die je niet ziet, zoals de naam van de maker of het programma waarmee hij is gemaakt. Wil je dat niet delen, wis ze dan met PDF-metadata verwijderen. Verklein daarna het bestand met PDF verkleinen, vooral als je maar een beperkte bijlagegrootte hebt. Kies bij een scan voor de optie die tekst scherp houdt, zodat het document leesbaar blijft.
Controleer het eindresultaat
Open het nieuwe bestand en blader er één keer doorheen: staan alle pagina’s erin, zijn ze goed gedraaid en kloppen de nummers? Bewaar het origineel van elk onderdeel, voor het geval je iets wilt aanpassen. Een overzicht van alle mogelijkheden vind je in de gids welke PDF-tool heb je nodig?